Welche ESRS-Nachweise braucht der Maschinenbau? Die Checkliste

Welche ESRS-Nachweise braucht der Maschinenbau? Die Checkliste

Diese Checkliste wird verwendet, sobald ein Maschinenbauunternehmen in den Anwendungsbereich der CSRD fällt oder als Zulieferer prüffähige Daten an einen berichtspflichtigen Kunden liefern muss. Die Leitfrage lautet: welche esrs-nachweise braucht der maschinenbau? Entscheidend sind nicht möglichst viele Dateien, sondern ein geschlossener Nachweis vom Prozess über die Kennzahl bis zur Freigabe.

1. Anwendungsbereich und Wesentlichkeit prüfen

• Unternehmensgröße dokumentieren: Der Lagebericht enthält die Kriterien nach Artikel 3 Absatz 4 der Bilanzrichtlinie 2013/34/EU. Als große Gesellschaft gilt ein Unternehmen, das an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei von drei Schwellen überschreitet: 25 Mio. € Bilanzsumme, 50 Mio. € Nettoumsatzerlöse und 250 Beschäftigte im Jahresdurchschnitt. Bestanden: Bilanzierungsabteilung und Nachhaltigkeitsverantwortliche haben die Einordnung für das Berichtsjahr schriftlich freigegeben.

• Konsolidierung abgrenzen: Die Gesellschaft dokumentiert, welche Tochterunternehmen, Standorte und Produktionsgesellschaften in den Konzernbericht einfließen. Bestanden: Konsolidierungskreis, Berichtszeitraum und abweichende Geschäftsjahre stehen in einer Abgrenzungsmatrix.

• Doppelte Wesentlichkeit nachweisen: Für jedes relevante Thema liegt eine Bewertungsmatrix zu Auswirkungen, Risiken und Chancen vor. Die Kriterien, Gewichtungen, Schwellenwerte und beteiligten Funktionen sind versioniert. Bestanden: Die Entscheidung für oder gegen ein ESRS-Thema ist nachvollziehbar begründet und durch Geschäftsführung oder zuständiges Gremium freigegeben.

• Wertschöpfungskette einbeziehen: Lieferanten, Kunden, Logistik, Service, Nutzung der Maschinen und End-of-Life werden in der Analyse berücksichtigt. Nach ESRS 1, Abschnitt 5.2, muss die Wertschöpfungskette in die Berichterstattung einbezogen werden, soweit dies für wesentliche Auswirkungen, Risiken und Chancen erforderlich ist. Bestanden: Es gibt eine Lieferkettenlandkarte mit Datenquellen, Schätzungen und Datenlücken.

2. Produktion, Energie und Umweltbelege sichern

• Energieverbräuche abgleichen: Strom, Erdgas, Druckluft, Prozesswärme und Brennstoffe werden je Standort aus Rechnungen, Zählerständen oder dem Energiemanagementsystem übernommen. Bestanden: Monatswerte stimmen mit Rechnungsperioden und Zählernummern überein; Schätzwerte sind markiert und nachträglich korrigiert.

• Standort- und Produktionsdaten trennen: Die Datensätze unterscheiden Fertigung, Montage, Lackierung, Wärmebehandlung, Lager und Verwaltung. Bestanden: Jede Verbrauchsmenge ist einem Standort, einer Kostenstelle oder einer belastbaren Umlageschlüsselung zugeordnet.

• Treibhausgasbilanz reproduzierbar machen: Für ESRS E1-6 werden Scope 1, Scope 2 und – soweit wesentlich – Scope 3 getrennt ermittelt. Der Nachweis enthält Aktivitätsdaten, Emissionsfaktoren, Einheiten, Datenquelle, Berechnungsformel und Freigabe. Bestanden: Eine unabhängige Person kann die Kennzahl aus Rohdaten und Faktor nachvollziehen.

• Scope 2 methodisch festlegen: Das Unternehmen dokumentiert, ob die standortbezogene und die marktbezogene Methode angewendet wird. Herkunftsnachweise, Stromlieferverträge und Eigenerzeugung werden getrennt abgelegt. Bestanden: Der verwendete Emissionsfaktor ist mit Geltungsjahr und Quelle belegt; Doppelzählungen sind ausgeschlossen.

• Abfälle und Gefahrstoffe belegen: Wiegescheine, Entsorgungsnachweise, Abfallschlüssel, Mengen und Verwertungswege werden je Standort gesammelt. Bestanden: Die Jahresmengen stimmen mit Entsorgerrechnungen und internen Abfallbilanzen überein; gefährliche Abfälle sind separat ausgewiesen.

Diese CSRD ESRS Nachweise Maschinenbau sollten nicht nur im Nachhaltigkeitsordner liegen. Die Originalbelege gehören an die jeweilige Transaktion oder Messstelle, damit der Prüfpfad bis zur veröffentlichten Kennzahl geschlossen bleibt.

3. Einkauf und Lieferkette prüffähig machen

• Lieferantenrisiken klassifizieren: Lieferanten werden nach Region, Rohstoff, Produktionsprozess, Umsatzanteil und Risikothema bewertet. Für Stahl, Aluminium, Elektronik, Guss- und Schmiedeteile gelten nachvollziehbare Risikokriterien. Bestanden: Die Klassifizierung enthält Datum, Datenquelle und verantwortliche Person.

• Lieferantendaten nicht ungeprüft übernehmen: Fragebögen, Produktfußabdrücke und Zertifikate werden auf Zeitraum, Bilanzgrenze, Methode und Gültigkeit geprüft. Bestanden: Für jede verwendete Lieferantenkennzahl ist dokumentiert, ob sie Primärdaten, Sekundärdaten oder eine Schätzung darstellt.

• Einkaufs- und ERP-Daten verbinden: Mengen, Materialgruppen, Bestellwerte und Lieferantenstammdaten werden mit Umwelt- und Sozialindikatoren verknüpft. Bestanden: Eine Stichprobe vom Wareneingang bis zur Jahreskennzahl lässt sich ohne manuelle Nebenrechnung verfolgen.

• Menschenrechtliche Verfahren nachweisen: Risikoanalyse, Lieferantenkodex, Vertragsklauseln, Schulungen, Beschwerden und Abhilfemaßnahmen werden mit Version und Datum archiviert. Bestanden: Für jeden wesentlichen Vorgang existieren Verantwortlicher, Frist, Status und Wirksamkeitsprüfung.

• Schätzungen begrenzen: Fehlen Primärdaten, wird die Schätzmethode einschließlich Datenbasis, Unsicherheit und Verbesserungsplan dokumentiert. Bestanden: Die Schätzung ist nicht als gemessener Wert ausgegeben; wesentliche Annahmen werden im Bericht erläutert.

Gerade ESRS-Daten aus Produktion und Einkauf müssen zusammenpassen. Einkaufsmengen ohne Wareneingang, Energieverbräuche ohne Standortbezug oder Lieferantendaten ohne Bilanzgrenze führen im Assurance-Prozess regelmäßig zu Rückfragen.

4. Verantwortlichkeiten, Kontrollen und Datenqualität

• Datenverantwortliche benennen: Für jedes ESRS-Datenfeld gibt es einen Owner, einen fachlichen Prüfer und eine Stellvertretung. Bestanden: Die Rollen stehen in einer RACI-Matrix und sind mit Freigabedatum dokumentiert.

• Datenkatalog anlegen: Der Katalog enthält ESRS-Referenz, Definition, Einheit, Berichtszeitraum, Bilanzgrenze, Quelle, Berechnungslogik und Aufbewahrungsort. Bestanden: Begriffe wie t CO₂e, MWh, m³, FTE und Tonnen Material werden einheitlich verwendet.

• Vier-Augen-Prinzip anwenden: Rohdaten, Umrechnungen und veröffentlichte Kennzahlen werden getrennt geprüft. Bestanden: Die Freigabe ist mit Name, Datum, Prüfumfang und festgestellten Abweichungen protokolliert.

• Änderungen sperren und protokollieren: Nach Freigabe sind Datenstände versioniert; Korrekturen erzeugen einen neuen Datensatz. Bestanden: Alte Werte, Änderungsgrund und Genehmigung bleiben nachvollziehbar erhalten.

• Kontrollstichproben durchführen: Mindestens eine Stichprobe je wesentlichem Datenstrom wird gegen Rechnung, Zähler, ERP-Buchung oder Vertrag geprüft. Bestanden: Abweichungen sind bewertet, behoben oder als offen mit Frist und Verantwortlichem dokumentiert.

ESRS 2, insbesondere BP-1, BP-2, GOV-1, GOV-5 und IRO-1, liefert dafür die passende Berichtssystematik. Der Prüfpfad für Nachhaltigkeitskennzahlen endet nicht bei der Excel-Datei, sondern bei Quelle, Berechnung, Kontrolle und Freigabe.

5. Bericht und Prüfungsunterlagen vorbereiten

• Angabepflichten zuordnen: Für jedes wesentliche Thema werden die einschlägigen ESRS-Datenpunkte, Richtlinien, Maßnahmen, Ziele und Kennzahlen in einer Offenlegungsmatrix erfasst. Bestanden: Jede veröffentlichte Aussage verweist auf einen internen Beleg oder eine dokumentierte Berechnung.

• Lücken offenlegen: Nicht verfügbare Daten werden mit Ursache, Auswirkung und Verbesserungsmaßnahme erfasst. Bestanden: Die Lücke ist nicht stillschweigend mit Null, Leerfeld oder einer unbegründeten Schätzung ersetzt.

• Ziele und Maßnahmen trennen: Ein Ziel enthält Basisjahr, Zieljahr, Einheit, Ausgangswert und Messmethode. Eine Maßnahme enthält Budget oder Ressource, Zuständigkeit und Termin. Bestanden: Fortschritt und Wirksamkeit werden regelmäßig dokumentiert.

• Prüfungssatz zusammenstellen: Bereitzuhalten sind Wesentlichkeitsanalyse, Datenkatalog, Berechnungstabellen, ERP- und Energiesystemauszüge, Lieferantenbelege, Richtlinien, Protokolle und Freigaben. Bestanden: Die Unterlagen sind schreibgeschützt archiviert und nach ESRS-Datenpunkt auffindbar.

• Bericht mit Finanzinformationen abstimmen: Umsatz, Beschäftigtenzahl, Investitionen, Rückstellungen und Konsolidierungskreis müssen mit dem Geschäftsbericht übereinstimmen oder Abweichungen erklären. Bestanden: Nachhaltigkeits- und Finanzberichterstattung verwenden identische Stichtage und definierte Überleitungsregeln.

Fazit: Nachweise als kontrollierte Datenkette

Die Frage „welche esrs-nachweise braucht der maschinenbau?“ lässt sich mit einer Datenkette beantworten: Wesentlichkeitsentscheidung, Primärbeleg, Berechnung, Kontrolle und Freigabe. Beginnen sollten Unternehmen mit den wesentlichen Standorten, Materialgruppen und Emissionsquellen. Danach werden Lieferanten- und Prozessdaten schrittweise verdichtet.

Für den Assurance-Prozess zählt weniger die Menge der Dokumente als deren Verknüpfung. Ein sauberer Datenkatalog, klare Rollen und belastbare Stichproben reduzieren Rückfragen des Prüfers deutlich.