LkSG Sorgfaltspflichten Lieferkette Dokumentation: Prüfliste

LkSG Sorgfaltspflichten Lieferkette Dokumentation: Prüfliste

Diese Checkliste wird eingesetzt, wenn ein Unternehmen sein Lieferketten-Compliance-System auf Vollständigkeit und Nachweisbarkeit prüft. Im Mittelpunkt stehen die LkSG Sorgfaltspflichten Lieferkette Dokumentation, also belastbare Unterlagen zu Zuständigkeiten, Risiken, Maßnahmen und Beschwerden.

1. Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit prüfen

• Unternehmensgröße feststellen: Gilt das LkSG nach § 1 Abs. 1? Seit dem 1. Januar 2024 sind grundsätzlich Unternehmen mit mindestens 1.000 im Inland beschäftigten Arbeitnehmern erfasst. Für das Geschäftsjahr 2023 lag die Schwelle noch bei 3.000 Arbeitnehmern.
• Konzernstruktur abgleichen: Bei inländischen Obergesellschaften sind Beschäftigte kontrollierter Konzerngesellschaften im Inland für die Schwellenwertprüfung zu berücksichtigen. Ausländische Unternehmen können bei einer inländischen Zweigniederlassung und mindestens 1.000 in Deutschland beschäftigten Arbeitnehmern ebenfalls in den Anwendungsbereich fallen.
• Mitarbeiterzahl belegen: Die Personalabteilung muss eine nachvollziehbare Berechnung zum Stichtag und zur Jahresentwicklung vorlegen. Leiharbeitnehmer zählen nach § 1 Abs. 2 LkSG mit, wenn ihr Einsatz länger als sechs Monate dauert.
• Verantwortliche Stelle benennen: Nach § 4 Abs. 3 LkSG ist eine für die Überwachung zuständige Person oder Stelle festzulegen. Als Nachweis genügen nicht allein Organigramme; erforderlich sind etwa Bestellschreiben, Aufgabenbeschreibung, Berichtslinie und Vertretungsregelung.
• Geschäftsleitung einbinden: Protokolle von Geschäftsführungs- oder Vorstandssitzungen müssen zeigen, dass die Leitung regelmäßig über Risiken, Maßnahmen und Beschwerden informiert wird. Ein jährlicher Bericht der zuständigen Stelle ist ein belastbarer Mindeststandard.

2. Risikoanalyse und Grundsatzerklärung dokumentieren

• Grundsatzerklärung prüfen: Nach § 6 Abs. 2 LkSG muss die Erklärung die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Erwartungen an Beschäftigte und Lieferanten beschreiben. Sie sollte vom zuständigen Leitungsorgan freigegeben, datiert und öffentlich zugänglich sein.
• Risikoanalyse abgrenzen: Die Analyse nach § 5 LkSG muss das eigene Geschäft, unmittelbare Zulieferer und – bei tatsächlichen Anhaltspunkten – mittelbare Zulieferer erfassen. Eine reine Lieferantenliste ohne Risikobewertung erfüllt dieses Kriterium nicht.
• Bewertungsmethode festhalten: Die Dokumentation muss erläutern, wie Art und Umfang der Geschäftstätigkeit, Einflussmöglichkeit, Schwere und Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet wurden. Punktesysteme sind zulässig, müssen aber Definitionen, Datenquellen und Gewichtungen offenlegen.
• Risikoklassen nachvollziehbar machen: Für jeden relevanten Standort oder Lieferanten sollten mindestens Land, Tätigkeit, Produktgruppe, festgestelltes Risiko, Bewertung, Verantwortlicher und Prüfdatum gespeichert sein. Änderungen der Risikoeinstufung sind mit Anlass und Freigabe zu protokollieren.
• Anlassbezogene Prüfung auslösen: Nach § 5 Abs. 4 LkSG ist die Risikoanalyse jährlich und zusätzlich anlassbezogen durchzuführen. Neue Produkte, Fusionen, substantiierte Hinweise, Behördeninformationen oder schwere Unfälle müssen einen dokumentierten Prüfprozess auslösen.

3. Präventions- und Abhilfemaßnahmen mit Wirksamkeitsnachweis

• Eigener Geschäftsbereich: Die Umsetzung nach § 6 Abs. 1 LkSG ist für alle relevanten inländischen Standorte zu dokumentieren. Geeignete Nachweise sind Schulungsmatrizen, Arbeits- und Umweltschutzprüfungen, Betriebsanweisungen, Auditberichte und Maßnahmenverfolgungen.
• Verträge mit unmittelbaren Zulieferern: Nach § 6 Abs. 4 LkSG müssen Erwartungen und Anforderungen angemessen verankert werden. Prüfen Sie Vertragsklauseln, Lieferantenkodex, Schulungsnachweise und risikobasierte Kontrollrechte; eine unveränderte Standardklausel für alle Lieferanten reicht bei Hochrisikolieferanten regelmäßig nicht aus.
• Abhilfemaßnahmen: Wird eine Verletzung festgestellt oder droht sie, ist nach § 7 LkSG ein konkreter Plan mit Verantwortlichem, Frist und Zielzustand erforderlich. Bei unmittelbaren Zulieferern muss die Beendigung der Geschäftsbeziehung nach § 7 Abs. 3 nur als letztes Mittel und unter den dort genannten Voraussetzungen geprüft werden.
• Wirksamkeit messen: Jeder Maßnahme sind Prüfkriterien zuzuordnen, etwa Abschlussquote von Schulungen, Nachweis beseitigter Gefährdungen oder unabhängige Vor-Ort-Kontrolle. Der Abschlussvermerk muss Ergebnis, Restabweichungen und Folgeaktion enthalten.
• Nachweise unveränderbar halten: Freigaben, Auditberichte und Lieferantenerklärungen sollten mit Versionsstand, Erstellungsdatum und Aufbewahrungsort abgelegt werden. E-Mail-Verläufe allein sind als zentraler Nachweis zu unstrukturiert.

4. Beschwerdeverfahren und mittelbare Zulieferer

• Verfahrensordnung veröffentlichen: § 8 LkSG verlangt eine zugängliche Verfahrensordnung. Sie muss Zuständigkeit, Kommunikationswege, Verfahrensschritte, Schutz vor Benachteiligung und die Rückmeldung an hinweisgebende Personen erklären.
• Eingang dokumentieren: Für jede Beschwerde sind Eingangsdatum, betroffene Gesellschaft oder Lieferkette, Vorwurf, Risikobezug, Bearbeiter und Fristen zu erfassen. Personenbezogene Daten dürfen nur im erforderlichen Umfang verarbeitet werden.
• Plausibilitätsprüfung durchführen: Die zuständige Stelle muss dokumentieren, ob der Hinweis einen Bezug zu einem geschützten Rechtsgut nach § 2 LkSG hat. Bei fehlendem Bezug ist die Ablehnung zu begründen; bei ausreichenden Anhaltspunkten folgt die Sachverhaltsprüfung.
• Indirekte Lieferkette einbeziehen: Nach § 9 LkSG entsteht die Pflicht zur anlassbezogenen Risikoanalyse, wenn substantiierte Kenntnis über eine mögliche Verletzung bei einem mittelbaren Zulieferer vorliegt. Der Auslöser und die Weitergabe der Prüfung an den Lieferanten müssen nachweisbar sein.
• Abschluss und Rückmeldung sichern: Das Fallprotokoll muss Maßnahme, Wirksamkeitskontrolle, Abschlussdatum und – soweit zulässig – Rückmeldung an die hinweisgebende Person enthalten. Ein anonymisierter Kennzahlenbericht ergänzt, ersetzt aber nicht die Einzelfalldokumentation.

5. Aufbewahrung, Bericht und BAFA-Prüfung

• Siebenjährige Aufbewahrung einhalten: Nach § 10 Abs. 1 LkSG sind die Dokumente zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit ihrer Erstellung.
• Jahresbericht erstellen: Der Bericht nach § 10 LkSG muss die Verfahren, festgestellten Risiken, Präventions- und Abhilfemaßnahmen sowie die Wirksamkeitskontrolle abdecken. Nicht relevante Risiken oder unterlassene Maßnahmen sind nachvollziehbar zu begründen.
• Viermonatsfrist überwachen: Der Bericht ist spätestens vier Monate nach Ende des Geschäftsjahres zu erstellen und öffentlich zugänglich zu machen. Ein Fristenkalender mit Verantwortlichem und Freigabestufe verhindert verspätete Veröffentlichung.
• Bericht und Rohdaten abgleichen: Stichproben müssen zeigen, dass Aussagen im Jahresbericht mit Risiko-Register, Maßnahmenplan, Beschwerdeliste und Auditnachweisen übereinstimmen. Abweichungen sind vor der Veröffentlichung zu klären und zu versionieren.
• BAFA-Zugriff vorbereiten: Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle kann Unterlagen und Auskünfte verlangen. Ein zentraler Prüfungsordner mit Index, Dokumentenverantwortlichen und Exportfunktion reduziert die Reaktionszeit.

Abschließendes Prüfergebnis

Die LkSG Sorgfaltspflichten Lieferkette Dokumentation ist prüffest, wenn jede Pflicht einem Verantwortlichen, einem aktuellen Nachweis und einem nachvollziehbaren Entscheidungsweg zugeordnet ist. Entscheidend ist nicht die Menge der Dateien, sondern die geschlossene Beweiskette von Risiko, Maßnahme, Wirksamkeitskontrolle und Bericht.

Für die interne Freigabe sollte das Compliance-Team mindestens jährlich einen Stichprobentest durchführen: je Risikoklasse einen Lieferanten, je Maßnahmentyp einen Abschlussnachweis und je Beschwerdekategorie einen vollständig dokumentierten Fall. Festgestellte Lücken erhalten eine Frist, einen Owner und ein dokumentiertes Follow-up.