Checklist PRL para pymes: lo que revisará Inspección en 2026

¿Cuándo usar este checklist?

Si tienes menos de 50 trabajadores y no has vuelto a mirar tu plan de prevención desde que lo firmaste, este checklist es para ti. Las inspecciones de trabajo están priorizando pymes en 2026, y los incumplimientos formales (papeles) son la primera causa de sanción, incluso cuando no ha habido accidentes.

Revisa cada punto con la documentación delante. Si algo falla, tienes un plan de acción inmediato. No necesitas un técnico externo para todo; pero sí necesitas saber qué te van a pedir.

1. Evaluación de riesgos: ¿está actualizada y es específica?

• ¿Existe una evaluación de riesgos por puesto de trabajo? No vale una genérica descargada de internet. Debe reflejar tu actividad real, tus máquinas, productos químicos y distribución de la nave o local.
• ¿La revisaste en los últimos 12 meses? En España, el art. 6 del RD 39/1997 exige revisión cuando cambian las condiciones de trabajo y, como mínimo, cada año si hay trabajadores especialmente sensibles. Si no ha habido cambios, una revisión anual ligera es suficiente, pero debe quedar constancia.
• ¿Se incluyen los riesgos psicosociales? La NTP 702 y el criterio técnico de la Inspección ya los consideran obligatorios. Si tu evaluación solo habla de caídas y cortes, está incompleta.
• ¿La firma el empresario y la conoce el personal? No sirve el PDF guardado en un cajón. Debe estar a disposición de los trabajadores y de sus representantes (art. 18 LPRL).

2. Planificación preventiva: de la teoría a la acción

• ¿Tienes una planificación con fechas y responsables? La evaluación sin planificación no sirve. Debes indicar qué medidas vas a adoptar, quién las ejecuta y cuándo (art. 16 LPRL).
• ¿Hay presupuesto asignado? No hace falta una cifra concreta, pero sí que las medidas no queden en el aire. Si dices “formación en 2026”, especifica mes y modalidad.
• ¿Se han cumplido las medidas del año anterior? La Inspección pedirá evidencias: facturas, fotos, registros. Si no las tienes, asume que la planificación está incumplida.

3. Formación e información: lo que más sanciones genera

• ¿Cada trabajador recibió formación específica de su puesto al contratarse? El art. 19 LPRL exige formación teórica y práctica, suficiente y adecuada. Si tu último contratado lleva 6 meses y no ha hecho ni un curso online, ya tienes una infracción.
• ¿Repites la formación cuando cambian las tareas o se introducen equipos nuevos? No sirve la formación genérica de 20 horas si ahora manejan una carretilla o un producto químico nuevo.
• ¿Tienes registros de asistencia y contenidos? La Inspección no se fía de tu palabra. Guarda los certificados, las hojas de firmas y el programa del curso. Deben estar en castellano (o lengua cooficial) y ser comprensibles.
• ¿Informas de los riesgos específicos de cada puesto? Debe constar por escrito, con la firma del trabajador, aunque no sea obligatorio un documento formal; pero si no lo tienes, es tu palabra contra la suya.

4. Vigilancia de la salud: sin exámenes no hay PRL

• ¿Ofreces reconocimientos médicos periódicos? El art. 22 LPRL exige vigilancia de la salud, siempre voluntaria salvo que sea imprescindible para el puesto (por ejemplo, trabajos con pantallas de visualización si el médico lo determina, o manipulación de alimentos).
• ¿Los reconocimientos son específicos para los riesgos del puesto? Un análisis de sangre general no vale para un puesto con exposición a ruido. La vigilancia debe ser acorde a los riesgos de la evaluación.
• ¿Tienes los informes de aptitud? Debes conservar las conclusiones de los reconocimientos, pero respetando la confidencialidad médica. No guardes el historial clínico completo en la empresa; solo el certificado de aptitud.
• ¿Comunicas los resultados al trabajador? El trabajador tiene derecho a conocer sus resultados individuales. Si no lo haces, estás incumpliendo.

5. Equipos de trabajo y EPIs: lo que se ve en una visita

• ¿Los equipos tienen marcado CE y mantenimiento? Revisa que las máquinas tengan su declaración CE y que existan registros de mantenimiento preventivo (RD 1215/1997 en España, o la norma local equivalente en México, Argentina o Colombia).
• ¿Los EPIs son adecuados y están certificados? No sirven guantes genéricos si el riesgo es químico. Cada EPI debe tener su marcado CE y ficha de uso.
• ¿Los trabajadores los usan de verdad? La Inspección no solo mira los equipos, también pregunta y observa. Si no hay hábito de uso, tienes que hacer campañas de concienciación y vigilancia.
• ¿Hay un registro de entrega de EPIs? Cada trabajador debe firmar la recepción de sus equipos. Es la prueba de que cumples con el art. 17 LPRL.

6. Coordinación de actividades empresariales: si hay subcontratas, atento

• ¿Tienes contrato con las empresas subcontratadas que incluye cláusulas preventivas? El art. 24 LPRL y el RD 171/2004 exigen que el empresario principal informe a los subcontratistas de los riesgos del centro y exija su evaluación.
• ¿Intercambias información antes de empezar? Debe haber reuniones o correos donde cada empresa entregue su evaluación de riesgos y la del puesto concreto.
• ¿Hay un coordinador de actividades preventivas? No siempre es obligatorio un coordinador, pero sí debe haber alguien que supervise. En obras y actividades con riesgos especiales, sí es obligatorio.
• ¿Conservas los documentos de coordinación? Guarda los correos, actas de reunión y evaluaciones recibidas. La Inspección los pedirá cuando haya varias empresas en un mismo centro.

7. Documentación mínima que debes tener en una carpeta

Si solo puedes preparar una cosa, que sea esta carpeta. Debe estar actualizada y accesible:

1. Evaluación de riesgos (firmada y fechada).
2. Planificación preventiva (con seguimiento).
3. Registros de formación e información.
4. Certificados de aptitud médica (sin datos clínicos).
5. Mantenimiento de equipos y certificados CE.
6. Registro de entrega de EPIs.
7. Contratos y documentación de coordinación con subcontratas.
8. Registro de accidentes (partes oficiales y propia investigación).

Cierre: antes de que llegue la inspección

No esperes a que te notifiquen. Con este checklist, dedica una mañana a revisar cada punto. Si encuentras algo que falta, subsánalo de inmediato y deja constancia por escrito. Las sanciones por no tener la evaluación actualizada o la formación al día pueden superar los 2.000 € en España, y en México, Argentina o Colombia las multas también escalan con el tamaño de la empresa y el número de trabajadores afectados.

Si no te ves capaz de hacerlo solo, contrata a un servicio de prevención ajeno, pero no te limites a pagar la cuota: pide que te devuelvan la documentación completa y revísala con este checklist. La PRL no es un papel, es una práctica diaria, pero sin papeles no puedes demostrar que la practicas.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto debo actualizar la evaluación de riesgos en una pyme?

La normativa española (art. 6 del RD 39/1997) exige revisión cuando cambien las condiciones de trabajo y, como mínimo, una vez al año si hay trabajadores especialmente sensibles. En México, la NOM-030-STPS-2009 también pide revisión ante cambios. En Argentina y Colombia, las resoluciones locales tienen criterios similares: ante modificación de procesos o puestos.

¿Puedo hacer la evaluación de riesgos yo mismo si tengo menos de 10 trabajadores?

En España, si tu actividad no está en el anexo I del RD 39/1997 y tienes menos de 6 trabajadores, puedes asumir la prevención si tienes formación básica de 50 horas. Con 6 a 10 trabajadores, necesitas un recurso preventivo o servicio ajeno. En México, Argentina y Colombia, las microempresas pueden hacer autoevaluaciones bajo ciertos supuestos, pero siempre es recomendable contar con un técnico.

¿Qué pasa si no tengo los registros de formación de un trabajador que se fue?

La Inspección puede pedir los registros de los últimos años, aunque el trabajador ya no esté. Si no los conservas, es una infracción. Guarda los documentos al menos 4 años (en España, el plazo de prescripción de las infracciones leves es de 1 año, pero las graves pueden prescribir a los 3).